「欠員が出てから探す」では間に合わない——宿泊施設3社が“先に”動いた外国人採用の進め方

この秋、外国人スタッフを雇用している宿泊施設などの企業さまにお話をうかがうと、ほとんどの会社がすでに外国人の雇用経験をお持ちでした。そのうえで困りごととして多く挙がったのが、「漢字・読み書きの壁」「現場が忙しくて採用が後回しになる」、そして「急な欠員のときに、すぐに人を集められない」という声です。

そこでこの記事では、欠員が出る前から動いていた3社の進め方を、弊社の記録からご紹介します。会社名は伏せ、地域・業種・規模だけを記載しています。

1. 欠員が出てから動くと、何が起きるか

欠員が出てから求人を出すと、次の3つの「待ち時間」が重なります。

• 応募が集まるまでの時間：求人を出しても、条件に合う方からの応募がすぐに来るとは限りません。
• 選考の時間：面接の日程調整や社内の判断で、思った以上に日数がかかります。
• 内定から入社までの時間：在留資格の手続きが必要な方の場合、今回の事例でも内定から入社まで3か月以上かかりました。

その間、現場は人手が足りないまま回すことになり、繁忙期と重なると残ったスタッフの負担が一気に増えます。

2. 事例1　九州の温泉ホテル（客室40室規模）

状況

以前から弊社をご利用いただいている温泉ホテルです。スタッフの入れ替わりが見えてきた段階で、まだ欠員が出る前に「次の方を先に探しておいてほしい」とご相談をいただきました。

進め方

• 書類選考のあと、オンラインで面接
• 面接の前に、弊社で候補者と面接の練習を実施
• 面接当日の夕方に合否のご連絡をいただき、翌日に内定を承諾

結果

内定から入社までは、在留資格の手続きを含めて約3か月半でした。欠員が確定してから動き始めていたら、この期間がそのまま人手不足の期間になっていたことになります。

3. 事例2　京都で複数のホテルを運営する会社

状況

社長から「1月・2月は繁忙期なので、その前の12月中旬までに入社してほしい」というご依頼をいただきました。入社してほしい時期から逆算して選考を進め、10月に内定を出されています。（2024年のご紹介です）

進め方

• オンラインでの一次面接のあと、最終選考はホテルでの1日の職場体験
• 職場体験の翌日に合否のご連絡
• 参加した方からは「仕事の内容がイメージできた」「教えてくれた先輩が優しかった」という声がありました

結果

繁忙期の前、12月中旬に入社。職場体験を挟んだことで、入社する側も働くイメージを持ったうえで決めることができました。

4. 事例3　富士山のふもとのリゾートホテル（客室140室規模）

状況

社長のお考えは「人手が足りていないわけではない。ただ、良い人がいればいつでも紹介してほしい」というものでした。急ぎの採用ではない時期に、窓口だけを開けておいた形です。

進め方

• 弊社から、候補者の自己紹介動画を添えてご推薦
• 書類はその日のうちに通過
• オンライン面接1回で社長から高い評価をいただき、翌日には条件書の作成へ

結果

面接から5日後に内定を承諾。条件書を早く出していただけたことも、候補者が決めた理由の一つでした。

5. 3社に共通していたこと

• 欠員が出る前に、窓口を開けていた：「良い人がいれば会う」を先に決めていた
• 選考を短くしていた：オンライン面接1回、または職場体験1日で判断
• 入社してほしい時期から逆算していた：繁忙期や手続きの期間を見込んで動いていた

6. 今すぐ採用の予定がなくても、できること

① 「この人なら会う」の条件を1枚にしておく

職種、日本語の会話の目安、勤務地、入社できる時期。この4つが決まっているだけで、候補者が出てきたときにすぐ判断できます。

② 候補者の情報を、定期的に受け取っておく

募集を出していない時期でも、条件に合う方の情報を受け取れるようにしておくと、欠員が出た時点で「ゼロから探す」状態を避けられます。

③ 選考の手順を短く決めておく

面接は誰が何回行うか、合否をいつまでに出すかを先に決めておくと、良い方を他社に先に決められてしまうことが減ります。

弊社では、候補者の自己紹介動画と、面談で確かめた日本語の会話力をあわせてご紹介しています。今すぐの採用予定がなくても、「こんな方がいれば会いたい」という条件をうかがえれば、合う方が見つかったときにご連絡します。無料相談からお気軽にどうぞ。

※事例は、弊社がご紹介した企業さまの記録をもとに、会社名を伏せて地域・業種・規模のみを記載しています。規模は公開されている客室数の目安です。個人が特定される情報は含めていません。